跟廠商叫貨方式五花八門？LINE、Email、Excel 叫貨的整理方法

2026-10-10

做代購或開店一陣子，廠商一多，叫貨方式就會越來越亂：A 廠商在 LINE 群組喊一聲就好，B 廠商一定要寄 Email，C 廠商只收他們自己的 Excel 訂貨單，D 廠商要上網站下單。這篇整理每一種方式要注意的地方，以及怎麼統一管理。

常見的 5 種叫貨方式

LINE 傳訊息

最快也最常見，但訊息很容易被洗掉，事後很難查「上週到底叫了幾件」。建議每次叫完，至少把品項和數量記回自己的叫貨紀錄，並截圖或記下廠商回覆的出貨日。

Email

有紀錄可查，適合金額大或需要對帳的廠商。缺點是要一封一封找。主旨統一格式會好找很多，例如「【叫貨】2026-10-10 店名」。

Excel 訂貨單

很多廠商有自己的訂貨單格式。最怕的是每次都從頭手打，打錯型號或數量。如果能從自己的叫貨清單直接產生廠商格式的檔案，就能省很多時間。

Google 試算表

適合跟固定廠商共用一份表，雙方都看得到最新狀態。記得設定好誰可以編輯，避免不小心被改掉。

廠商網站下單

有紀錄、有出貨通知，但每家網站都要各自登入。下完單後一樣要把訂單編號記回自己的系統，才知道哪些貨還在路上。

統一管理的重點：叫貨方式可以不同，紀錄要放同一個地方

不用強迫每家廠商改用同一種方式，那通常做不到。真正要統一的是你自己這邊的紀錄。每一筆叫貨至少要記：

• 哪家廠商、哪天叫的、用什麼方式叫的
• 商品編號和數量
• 這批是幫哪些客人叫的
• 廠商說哪天出貨、預計哪天到
• 到貨了沒、數量對不對

有了這份紀錄，就能一眼看出哪些還沒叫、哪些在路上、哪些到了還沒通知客人。

可以自動化到什麼程度？

依廠商的叫貨方式不同，系統能幫忙的程度也不一樣：

• LINE、Email：系統依廠商整理好叫貨清單，一鍵複製成訊息或信件內容，不用再自己打。
• Excel 訂貨單：直接套用廠商的格式產生檔案。
• Google 試算表：叫貨清單自動寫進共用表。
• 廠商網站：記下訂單編號，追蹤出貨與到貨。

重點是照你現在跟廠商的習慣來設計，而不是要你跟廠商都改用新方法。